L’obbligo costante di redazione del verbale assembleare

Il verbale assembleare è il documento nel quale le scelte assunte dai condomini prendono forma scritta. Ma il verbale deve essere redatto anche quando l’assemblea non delibera? A tale proposito merita di essere segnalata un recente sentenza (inedita) del Tribunale di Padova del 21 dicembre 2023.

Fatto e decisione

La società Y propone opposizione al decreto ingiuntivo provvisoriamente esecutivo a favore della società X, provvedimento emesso da Tribunale, munito successivamente di formula esecutiva e avendo ricevuto la notifica in un’unica soluzione del titolo e del precetto.

Con ciò ha chiesto all’attrice quale amministratore del Condominio, di consegnare alla condomina Mevia il verbale dell’assemblea condominiale tenutasi il giorno 22.7.2021, oltre al pagamento delle spese ivi liquidate.

Sebbene sia prassi che il decreto ingiuntivo venga utilizzato per pagamento somme di denaro, può avere anche ad oggetto specifici beni da consegnare. Come è nel caso di specie.

L’opponente ha, tra le altre cose, allegato che dai documenti posti a fondamento del ricorso per ingiunzione emergeva che un tal soggetto non legittimato in quanto non condomino aveva inviato dalla propria pec personale alla pec personale di un soggetto diverso dall’amministratore ovvero il sig. Z che era solo socio della società ricorrente del monitorio e quindi ad un indirizzo pec non corrispondente a quello dell’amministrazione condominiale, tre richieste di ricevimento del verbale dell’assemblea del Condominio.

Inoltre ha evidenziato che la condomina opposta era a conoscenza del fatto che l’amministrazione era affidata alla società ricorrente per aver ella partecipato e votato in assemblea per la sua nomina.

Il Condominio, unico soggetto legittimato a farlo, non ha redatto alcun verbale scritto della assemblea per cui si discute e pertanto alcun verbale condominiale non poteva essere riportato nei registri tenuti dall’amministratore e nulla poteva essere conseguentemente consegnare alla condomina opposta.

Prosegue l’opponente affermando che nulla era stato deliberato e deciso in seno all’assemblea condominiale convocata per il fatidico giorno essendosi svolto solo un incontro informativo, con riserva di approfondimento tecnico, normativo e fiscale dopo la redazione di un piano di fattibilità, sicchè l’assemblea era stata aggiornata a data da destinarsi.

Inoltre, rileva l’amministratore che l’opposta era a conoscenza della natura puramente esplorativa del detto incontro, tanto che si era recata nel pomeriggio dello stesso giorno della convocazione dell’assemblea, presso la sede dell’impresa per parlare individualmente con i responsabili del progetto e ricevere tutte le informazioni che qualche ora dopo sarebbero state trasmesse agli altri condomini, venendo quindi a conoscenza che nessuna delibera era stata assunta.

Dal canto suo, parte opponente osserva, in via preliminare e pregiudiziale, il mancato esperimento della obbligatoria procedura di mediazione e il mancato previo invio di alcuna diffida stragiudiziale e, nel merito, contesta la validità delle diffide inviate a mezzo pec per conto della convenuta da un soggetto sconosciuto all’amministratore e non facente parte del condominio ad un indirizzo non utilizzato dall’amministratore; l’assenza di legittimazione dell’amministratore nel procedimento dovendo la richiesta di consegna del verbale essere inoltrata al condominio; l’assenza dell’obbligo di redazione del verbale di assemblea in forma scritta e la conseguente inesistenza di alcun verbale, posto che durante l’assemblea nulla era stato deciso.

Essa comunque avuto conoscenza della indicenda assemblea, ha fatto chiedere per il tramite del padre, via pec copia del verbale assembleare. Richiesta più e più volte reiterata e sempre inevasa.

Per corroborare la sua difesa, evidenzia che è compito dell’amministratore tenere sempre il registro verbali assemblee dove annotare ogni questione relativa a dette riunioni, tra cui un eventuale verbale negativo perché non ha deliberato nulla.

Per ciò che concerne la critica all’amministratore ci si rifà, per il caso specifico, alle norme relative agli obblighi dell’amministratore di conservare la documentazione inerente alla propria gestione “riferibile sia al rapporto con i condomini, sia allo stato tecnico-amministrativo dell’edificio e del condominio” (art. 1130, comma 8, c.c.), di curare la tenuta dei registri dei verbali delle assemblee, del registro di nomina e revoca dell’amministratore e del registro contabilità” (art. 1130, comma 7, c.c.; si veda anche art. 1136, ultimo comma, c.c.), e di comunicare “contestualmente all’accettazione della nomina e ad ogni rinnovo dell’incarico, il locale ove si trovano i registri di cui ai numeri 6) e 7) dell’articolo 1130, nonché i giorni e le ore in cui ogni interessato, previa richiesta all’amministratore, può prenderne gratuitamente visione e ottenere, previo rimborso delle spesa, copia da lui firmata” (art. 1129, comma 2, c.c.).

L’opponente dimostra l’invio di tre pec all’amministratore.

Si ricorda che della riunione di assemblea si deve formare apposito verbale da riportarsi in apposito registro, come disposto dagli artt. 1129 e 1136 c.c.

Il Giudice dispone l’esperimento della mediazione ma essa ha esito negativo con la conseguente prosecuzione della causa. Si giunge quindi a decisione.

In prima battuta, il Tribunale ricorda la famosa sentenza della Suprema Corte in tema di distribuzione dell’onere probatorio sulla cui base “… il creditore che agisca per l’adempimento deve soltanto provare la fonte (negoziale o legale) del suo diritto ed il relativo termine di scadenza, limitandosi alla mera allegazione della circostanza dell’inadempimento della controparte, mentre il debitore convenuto è gravato dell’onere della prova del fatto estintivo dell’altrui pretesa,”. Al pari è in condominio, dove il condomino che agisce per l’adempimento di un obbligo dell’amministratore deve soltanto provare la fonte del suo diritto a conseguire dall’amministratore l’adempimento del suo obbligo gestorio, limitandosi alla mera allegazione della circostanza dell’inadempimento della controparte, mentre l’amministratore convenuto rimane gravato dell’onere della prova del fatto estintivo con rinvenienza dei suoi diritti.

Il contenuto del verbale in questione, per poter essere definito tale, ha necessità del ricorso di alcuni elementi. Devono essere presenti la data, l’ora, il lugo in cui si tiene la riunione; il numero e i nominativi dei presenti alla convocazione, con indicazione delle modalità di convocazione stessa e accertamento del quorum costitutivo necessario alla sua validità; menzione del presidente di assemblea e del segretario incaricato della redazione del verbale; descrizione delle attività e degli interventi dei condomini; trascrizione precisa delle delibere e dei risultati delle votazioni ed infine l’ora di inizio e di fine dell’assemblea.

La cura del registro dove riportare il verbale di assemblee incombe all’amministratore

Stante la doglianza dell’opponente, nel caso di specie, l’amministratore si è limitato ad asserire e non ha provato come era suo onere, di aver correttamente adempiuto a tale suo obbligo gestorio di raccogliere nel registro dei verbali dell’assemblea quello relativo alla assemblea in oggetto e di darne copia alla condomina richiedente.

Dalle risultanze processuale versate in atti è difatti risultato provato quanto segue.

L’amministratore non solo non si è curato della condomina e della sua richiesta ma, altresì, nel corso della riunione si è assolutamente disinteressato del suo svolgimento. Ciò deve avvenire anche per il caso del verbale negativo laddove nulla è stato deliberato e che può costituire il presupposto di un’azione giudiziale suppletiva della avvenuta mancanza dell’assemblea.

Il classico caso è dato dall’art. 1105 c.c., utilizzato anche in ambito condominiale, quale ad esempio la nomina ad acta di un amministratore, la redazione di un regolamento mancato, la delibera non assunta e così via. Il Tribunale effettua queste osservazioni con dovizia di richiami giurisprudenziali.

 Come procedere alla corretta redazione del verbale assembleare

Considerazioni conclusive

Il Tribunale osserva che non può condividersi la tesi dell’opponente sulla cui base la mancata consegna di quanto richiestole, vista l’asserita inesistenza di contenuto ovvero di un qualche atto condominiale presente nei registri tenuti dall’amministratore, perché non è stata assunta alcuna delibera, essendosi trattato di un semplice incontro formativo, posto che, a suo dire, non richiede il rispetto del conseguente obbligo di verbalizzazione scritta e di trascrizione nel registro.

Contrariamente a questa isolata opinione il tribunale ha ricordato come sempre occorre procedere alla redazione del verbale anche quand’anche negativo. Si pensi ai casi sopra richiamato, ma ancora più semplicemente alla prima convocazione che sia andata deserta.

Se non vi fosse sul registro di questo tentativo assembleare, non avremmo la certezza di poter disporre l’adunanza in seconda convocazione. L’art. 1130, n. 7), c.c. prescrive infatti che, all’interno del registro dei verbali delle assemblee, siano annotate, altresì, «le eventuali mancate costituzioni».

Fonte: https://www.condominioweb.com/lobbligo-costante-di-redazione-del-verbale-assemblea.21318#2